Rows: hojas de cálculo con superpoderes

Con Rows podrás integrar fácilmente en tus hojas de cálculo cualquier dato que desees y visualizarlo de forma organizada y orgánica.

Las hojas de cálculo son probablemente la herramienta más utilizada en el mundo empresarial, incluso los negocios menos digitalizados suelen tener al menos algunas hojas de Excel.

Sin embargo, la evolución de las hojas de cálculo no es algo que podamos apreciar fácilmente, sobre todo porque las características más impresionantes son demasiado difíciles para el usuario promedio. Este problema es el que quiere solucionar Rows.

¿Qué es Rows?

Rows es una plataforma de trabajo con hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets. Pero, paradójicamente, tiene características más robustas, y a la vez es más fácil de usar.

Por raro que suene, es lógico al ver cómo funciona Rows.

Por doquier hay tutoriales dentro de la plataforma, incluso un apartado dedicado a ello, y con su enfoque en los datos, al mostrar al usuario en todo momento todo lo que puede hacer, no deja escondidas funciones potencialmente útiles.

Principales características de Rows

Trabajo con hojas de cálculo

En el corazón de Rows, como cualquier plataforma de este tipo, están las funciones. Aquí se pueden usar todas las típicas, como SUM o CONCATENATE.

La diferencia es que Rows puede mostrar un panel lateral para ayudar al usuario a crear la función.

En ese panel se muestran todas las funciones disponibles para que el usuario escoja de acuerdo a los filtros que defina.

Rows tiene una barrera de entrada que tal vez no sea tan baja como pretenden los creadores.

También tiene integrado un asistente para crear funciones más avanzadas, que incluyan, por ejemplo, un período de tiempo o fecha determinados.

Estas son otras características interesantes del trabajo con hojas de cálculo:

  • Autocompletamiento durante la creación de fórmulas que incluyan datos de varias celdas, para evitar errores al referenciar datos o nombres de variables.
  • Visualizar los datos de diversas fuentes en gráficas que se actualizan automáticamente.
  • Gestionar diversas tablas dentro de una misma hoja a través de un menú de árbol lateral.
  • Aplicar un formato diferenciado a cada celda en dependencia de si se cumplen determinadas condiciones.
ilustración de una gráfica conectada a una tabla en Rows
ilustración de una gráfica conectada a una tabla en Rows

Plantillas

Las plantillas son hojas de cálculo con funcionalidades útiles y comunes, que ya están creadas y solo necesitan la configuración final.

Por ejemplo, con una de estas plantillas puedes hacer un seguimiento total de la actividad de una cuenta en Twitter.

Para esto basta con autorizar a Rows a acceder a la cuenta en cuestión, y añadir a la tabla el nombre de usuario, además activar el seguimiento en una de las casillas de la tabla.

Solo con eso comenzaremos a recibir datos como el engagement con los tweets, una gráfica del número de seguidores, y las reacciones a cada tweet.

Otras plantillas (solo por citar algunas) permiten:

  • Hacer seguimiento de varias redes sociales a la vez
  • Ver el tráfico de una página web
  • Tomar y almacenar las reviews de un negocio desde Google MyBusiness
  • Importar datos desde Airtable
  • Crear campañas de SMS en masa con integración con Twilio
gráfica mostrando datos de una cuenta de Twitter en Rows
hoja de cálculo mostrando datos de una cuenta de Twitter en Rows

Integraciones

Otra de las grandes características de Rows, tal vez su principal punto diferencial, son las integraciones, o más específicamente, la facilidad de usarlas.

Rows tiene varios tipos de integraciones. Algunas vienen predefinidas, otras pueden configurarse manualmente para recibir datos de bases de datos públicas o de APIs.

Las integraciones predefinidas son (a la fecha de escribir este artículo) 45, y desde Rows prometen más en un futuro.

Esas 45 incluyen, por ejemplo, Mailchimp, Stripe, Instagram, Facebooks Ads y Facebook Pages, y varias de las soluciones de software de Google como Analytics, Search, MyBusiness, Gmail, Translate o Pagespeed.

Para usar estas, solo falta proveer las credenciales personales y estarán listas para la conexión.

Las integraciones a través de APIs necesitan una clave de acceso, y se podrán realizar las operaciones típicas desde la propia hoja de cálculo, y también definir automatizaciones para las operaciones con la API.

ilustración de la integración con una API en Rows
Ilustración de la integración con una API en Rows

Colaboración

Las características colaborativas de Rows son también muy interesantes. Lo primero es que todo gira en torno a los workspaces, o sea, los espacios de trabajo.

En principio son privados, lo cual significa que solo accederán a él aquellos usuarios a quienes demos permiso, y dentro de ellos podemos organizar varias hojas de cálculo dentro de carpetas.

Las invitaciones pueden ser de dos tipos, con permiso para editar o solo para ver.

Al invitar a alguien con permiso para editar podemos limitar su permiso a una sola hoja de cálculo o a todo el workspace.

Para invitar a alguien a un workspace privado basta con enviarle el link generado desde Rows o enviarle una invitación por correo electrónico.

Si el invitado solo tiene permiso para visualizar, los datos le aparecerán de una forma diferente, presentados mejor estéticamente, y si tiene permiso para editar, verá lo mismo que el creador de la hoja.

La edición puede ser simultánea, en cuyo caso cada celda se resalta con un color diferente y el nombre del usuario que la está editando; o puede ser asíncrona, donde cada quien edite a su ritmo.

colaboración en tiempo real en Rows
Colaboración en tiempo real en Rows

Las celdas de una tabla también pueden convertirse en botones, casillas de verificación o campos de texto que usarán los invitados, con lo cual se pueden crear formularios muy poderosos.

un botón creado en una celda de una tabla
Un botón creado en una celda de una tabla

La otra cara de la colaboración en Rows es la de los workspaces públicos.

Al hacer uno público, cualquiera puede acceder a él (solo con permiso para visualizar) a través de una URL personalizable por el usuario, o en la sección de comunidad de Rows.

menú para hacer pública una hoja de cálculo en Rows
menú para hacer pública una hoja de cálculo en Rows

Precio

Rows tiene tres planes de pago. En todos ellos puedes tener invitados y hojas de cálculo ilimitados en cada workspace.

Las diferencias están en la cantidad y la frecuencia permitida para las operaciones con integraciones, y para las automatizaciones.

También cambia el almacenamiento máximo de cada hoja de cálculo.

El plan gratuito de Rows permite:

  • Hasta 10.000 operaciones con integraciones
  • Refrescar automáticamente el valor de una celda como mínimo cada 1 hora
  • 5 automatizaciones por workspace
  • Hasta 500MB de almacenamiento en cada hoja de cálculo

El plan Plus tiene un precio de $59 al mes y permite:

  • Hasta 100.000 operaciones con integraciones
  • Refrescar automáticamente el valor de una celda como mínimo cada 1 minuto
  • 50 automatizaciones por workspace
  • Hasta 1GB de almacenamiento en cada hoja de cálculo

El plan Pro tiene un precio de $249 al mes y permite:

  • Hasta un millón de operaciones con integraciones
  • Refrescar automáticamente el valor de una celda como mínimo cada 1 minuto
  • Ilimitadas automatizaciones por workspace
  • Hasta 1GB de almacenamiento en cada hoja de cálculo

Puntos negativos

Rows no tiene puntos negativos flagrantes, en general es una plataforma robusta, fácil de navegar y con buenos resultados.

Lo que sí tiene es una barrera de entrada que tal vez no sea tan baja como pretenden los creadores.

Es mucho más fácil exprimir el potencial de Rows que el de Excel o Google Sheets, por ejemplo, porque todo se presenta de mejor manera al usuario, pero sigue siendo necesario un nivel medio de conocimientos. O sea, Rows es mucho más fácil de dominar, pero aún así requiere tiempo.

Más allá de eso, los verdaderos profesionales de plataformas de este tipo extrañarán algunas características específicas del trabajo con tablas, porque Rows claramente se enfoca en ofrecer al usuario más formas de trabajar con los datos, por encima del trabajo con las propias celdas y columnas.

Conclusiones

El sabor que deja Rows es claro: es una plataforma útil, robusta, intuitiva y muy bien pensada. Tiene claras diferencias con los grandes del sector, pero su enfoque es fresco y probablemente más útil en los tiempos actuales.

Tanto para el ámbito profesional como personal, las plataformas de este tipo suponen un impulso enorme en la productividad, y en el caso específico de Rows, si se combina con una excelente suite de ofimática, el resultado puede ser genial.

Carlos Z. Bent

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