La herramienta con la que visualizar las ideas con las que cambiarás el mundo (o la lista de la compra)
Existen muchas herramientas en la red que prometen al usuario la posibilidad de aumentar su productividad y la de su equipo. Whimsical es una de estas.
Te ofrece un espacio flexible donde reflejar tus ideas y le añade un potente componente colaborativo.
En Whimsical puedes crear documentos, mapas mentales, diagramas de flujo, wireframes y gestionar proyectos a través de tableros kaban.
Pudiéramos decir que es una mezcla con Weje, Miro y Notion por la amplitud de posibilidades que ofrece y las funciones colaborativas asincrónicas.
Otro extra que gusta a todos: su plan gratuito está muy bien y para proyectos individuales o pequeños, puede ser suficiente.
En este artículo vamos a conocer Whimsical. Veremos qué puedes hacer en la plataforma, cuánto da de sí su plan gratuito y dónde están sus puntos más fuertes.
¿Qué es Whimsical?
Whimsical es una plataforma para trabajo colaborativo, que funciona por espacios de trabajo (workspaces), dentro de cada cual el usuario y su equipo disponen de decenas de posibilidades.
Las herramientas que ofrece la plataforma permiten al usuario crear muchos tipos de espacios de trabajo.
Desde su web muestran como principales posibilidades las de crear documentos de texto, diagramas de flujo, tableros kanban y bocetos de diseño gráfico.
Sin embargo, al comenzar a usar Whimsical tenemos la posibilidad de crear nuestros propios espacios a partir de plantillas ya existentes, y es ahí donde verdaderamente se aprecia su flexibilidad.
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¿Cómo funciona Whimsical?
Workspaces y tableros
La base de Whimsical, como suele suceder con estas herramientas, son los workspaces.
Dentro de cada uno de estos, el usuario y/o su equipo pueden crear tableros con los disímiles tipos de herramientas que hay.
En ese sentido, el flujo de trabajo es el típico de plataformas como esta. Tenemos una barra lateral con las opciones para este workspace, y ya dentro del tablero una barra con las opciones de edición.
Además, dentro de cada tipo de tablero, los elementos independientes pueden tener muchas opciones que el usuario puede ajustar, por ejemplo, los colores de las tarjetas en un tablero kanban.
Las opciones varían de acuerdo al tipo de tablero que hayamos elegido. En la esquina inferior derecha están los controles adicionales, y en la superior derecha las opciones de colaboración.
Principales opciones colaborativas
Las principales de estas opciones son comentar, votar y compartir.
Para compartir hay varias opciones:
- Generar un enlace público
- Exportar en diferentes formatos
- Copiar al portapapeles como una imagen
- Incrustar como código en una web
- Imprimir
La función de comentar funciona de la forma esperada, los usuarios con permiso para hacerlo (más sobre esto más adelante) pueden dejar un comentario que se marcará con su nombre y será visible por los demás.
Por último, se pueden crear votaciones donde los miembros podrán decidir cuestiones relativas al tablero que estén editando. Las votaciones permiten ajustar la cantidad de votos permitidos a cada usuario participante.
Tipos de usuarios en Whimsical
Para gestionar los usuarios en cada workspace, Whimsical establece diferentes tipos, cada uno con permisos específicos. Además del creador del espacio de trabajo, existen los espectadores, invitados y editores.
- Los espectadores pueden visualizar la información, y comentar en los archivos compartidos.
- Los invitados pueden visualizar, editar y comentar en archivos previamente definidos.
- Por último, los editores pueden crear archivos nuevos y editar los existentes, y también hacer todo lo que los invitados y espectadores pueden. Sin embargo, la posibilidad de añadir editores conlleva un pago independiente.
Integraciones
Una de las características más interesantes de Whimsical son las integraciones con aplicaciones y servicios de terceros.
Estas permiten que un tablero de Whimsical reaccione de determinada manera a un evento externo, o añadir un tablero a otra plataforma. Las integraciones todavía son limitadas en cantidad, pero prometen opciones muy poderosas en un futuro.
Precio
Whimsical tiene tres planes:
- Starter (gratuito) :
- Hasta mil elementos por espacio de trabajo
- Miembros ilimitados
- Hasta diez invitados por archivo o carpeta
- Colaboración en tiempo real
- Pro (10 USD/mes/editor), todo lo de Starter más:
- Elementos ilimitados
- Más de diez invitados por archivo o carpeta
- Soporte técnico prioritario
- Espectadores ilimitados
- Organización (20 USD/mes/edito), todo lo de los planes anteriores más:
Una cuestión importante sobre los pagos en Whimsical.
Primero, lo que se menciona como ‘elementos’, y que en el plan gratuito no pueden ser más de mil por espacio de trabajo, no es un tablero, es cualquier cosa que el usuario cree dentro de Whimsical; desde una carpeta o un archivo, hasta un ícono o una flecha dentro de un tablero.
Aunque puedes crear varios espacios de trabajo y cada uno de estos tendrá 1000 elementos.
Visto así, es difícil apreciar la escala y saber si es mucho o poco.
Nosotros hemos probado añadir a nuestro workspace algunas de las plantillas de ejemplo y nos ha sorprendido.
Después de añadir la documentación de un proyecto que incluye prácticamente todos los otros tipos de formatos y un digrama de flujo bastante cargadito, habíamos consumido 420 elementos.
Fíjate en la imagen siguiente donde destaco los tableros y el número de elementos.
Conclusiones
Whimsical es una buena alternativa en un espacio tan competitivo como el de la productividad y gestión de proyectos.
Como gestor de tareas todavía es limitado y en ese sentido hay mejores opciones en el mercado, pero para visualizar ideas y proyectos es una herramienta sólida, sobre todo para diseñadores, que muchos prefieren sobre nombres populares como Miro.
